Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojakäytäntö

Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteri- ja tietosuojaseloste Grafiumin asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä verkkosivuston käyttäjille.

Grafium on sitoutunut suojaamaan asiakkaittensa yksityisyyttä. Oheisessa selosteessa on kuvattu henkilötietojen suojaamisessa noudatettuja periaatteita. Verkkosivuston käyttö ei edellytä erillistä rekisteröintiä, eikä sivuston selailun aikana kerätä henkilötietoja.

Sivuston käyttäjä antaa suostumuksensa tietojen keräämiseen ja niiden käyttämiseen alla kuvatun mukaisesti.

Itse ilmoitetut henkilötiedot

Grafium kerää henkilö- ja yritystietoja, joita käyttäjä itse ilmoittaa sivustoa käyttäessään. Näitä tietoja käytetään tilattujen palvelujen tuottamiseen sekä yritysten väliseen viestintään. Grafium luovuttaa tietoja kolmannelle osapuolelle ainoastaan silloin, jos se on olennaista toimeksiannon täyttämisen vuoksi. Tietojen muutos- tai poistopyynnöt on suunnattava suoraan Grafiumille.

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Grafium
Osoite: Ilpolantie 43, 01650 Vantaa
Puhelin: 040 707 8926
Sähköposti: info@grafium.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sini Bonke
Sähköposti: info@grafium.fi
Puhelin: 040 707 8926

3. Rekisterin nimi

Grafiumin asiakas- ja markkinointirekisteri.

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään yhteydenottojen, asioinnin, tilausten, laskutuksen, perinnän, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen ja analysointiin liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi sekä palvelujen tuottamiseen ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilöt, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat

  • Grafiumin asiakkaita tai potentiaalisia asiakkaita
  • asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöitä tai työntekijöitä
  • yhteistyökumppaneita, alihankkijoita tai potentiaalisia alihankkijoita
  • rekisterinpitäjään yhteydessä olleita henkilöitä
  • Grafiumin verkkosivuston vierailijoita tai
  • markkinointiluvan antaneita.

Rekisterissä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

  • Asiakkuuteen liittyviä perustietoja kuten nimi ja yhteystiedot sekä tilaukseen ja asiakkuuden hoitoon liittyviä muita tietoja.
  • Yhteydenotot asiakaspalveluun, yrityksen työntekijöihin ja palveluihin, asiointitiedot yhtiön verkkosivustolla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääasiallisesti yhteydenoton ja asiakaspalvelutilanteiden yhteydessä sekä ostotapahtuman yhteydessä sähköpostitse tai muulla vastaavalla tavalla. Henkilö voi myös antaa suostumuksensa tietojen keräämiseen verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

7. Tietojen luovutus

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja kirjanpidollisiin tarkoituksiin sekä voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai mikäli se palvelun toteuttamisen kannalta on välttämätöntä. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

8. Rekisterin suojaus

Rekisteriä ylläpidetään tiloissa, jossa on asianmukaiset suojausjärjestelmät. Rekisterin tietoja käsitellään luottamuksellisesti, eivätkä yrityksen ulkopuoliset tahot pääse niihin käsiksi. Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Tiedot kerätään dokumentteihin ja tietokantoihin, ja ne on suojattu eri tasoisin teknisin sovellusratkaisuin, käyttäjätunnuksin, palomuurein ja salasanoin.

9. Rekisterin tietojen tarkistus- ja muokkausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu ja oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja oikaisupyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Tietojen säilyttämisaika

Säilytämme tietoja niin kauan, kuin se sopimuksen toimeenpanon kannalta on tarpeen. Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Tälläinen oikeus voi olla esimerkiksi sopimuksen toimeenpanon puitteissa, jotta voimme toimittaa tilatun palvelun. Rekisterinpitäjällä on myös velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti.

Tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

10. Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Suoramarkkinointikielto tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.